Conferenciante para empresas: Cómo evitar que una conferencia que se olvide al día siguiente
Organizar un evento de empresa tiene algo curioso. Puedes pasar meses buscando el espacio adecuado, negociando con proveedores, preparando la escenografía, revisando presentaciones, coordinando horarios y asegurándote de que hasta el último detalle esté bajo control. Y, sin embargo, una de las decisiones que más puede condicionar el recuerdo final del evento suele resolverse con una pregunta aparentemente sencilla: ¿a quién ponemos sobre el escenario?
Elegir un conferenciante para un evento de empresa no consiste únicamente en encontrar a alguien que hable bien, tenga un buen vídeo o acumule miles de seguidores en LinkedIn. Tampoco consiste necesariamente en contratar a la persona más conocida que permita el presupuesto.
La pregunta importante es otra.
¿Qué quieres que ocurra en la mente de las personas cuando esa conferencia termine?
Después de más de mil intervenciones en empresas y eventos corporativos, he comprobado que las mejores conferencias no son necesariamente aquellas en las que el público más se ríe, más aplaude o incluso más se emociona. Todo eso ayuda, por supuesto. Pero lo que realmente diferencia una conferencia memorable de otra que desaparece de la conversación al día siguiente es que haya una idea capaz de continuar trabajando en la mente del público cuando el conferenciante ya ha abandonado el escenario.
Por eso, antes de contratar a un conferenciante para tu próximo evento, creo que merece la pena hacerse algunas preguntas.
1. Empieza por el objetivo, no por el conferenciante para empresas
Es bastante habitual que una empresa me contacte y la primera conversación empiece con algo parecido a esto:
“Buscamos una conferencia que motive al equipo.”
Mi siguiente pregunta suele ser:
“¿Para qué?”
No lo pregunto por complicar el briefing. Lo pregunto porque “motivar” puede significar cosas completamente diferentes.
Puede que quieras levantar la energía de una fuerza comercial después de un año complicado. Puede que estés presentando un nuevo plan estratégico y necesites generar confianza ante la incertidumbre. Quizá acabas de integrar dos equipos y quieres hablar de colaboración. O puede que tus directivos necesiten reflexionar sobre su capacidad para liderar e influir en otras personas.
En todos esos casos podrías decir que buscas una conferencia motivacional. Pero probablemente necesitarías cuatro conferenciantes completamente distintos.
Por eso, antes de buscar nombres, definiría una frase:
“Después de esta conferencia quiero que las personas…”
Y terminaría la frase con un verbo.
Comprendan.
Reflexionen.
Decidan.
Se atrevan.
Colaboren.
Confíen.
Cuestionen.
Actúen.
Cuando consigues definir ese verbo, buscar al conferenciante adecuado se vuelve mucho más fácil.
2. Pregúntate qué debe ocurrir el lunes siguiente
Hay una pregunta que utilizo con frecuencia cuando hablo con una empresa antes de una conferencia:
¿Qué quieres que ocurra el lunes siguiente?
Porque una cosa es lo que sucede durante los sesenta minutos de una intervención y otra muy distinta es lo que permanece después.
Un gran aplauso al terminar no garantiza que haya existido impacto. Una audiencia puede emocionarse muchísimo durante una hora y volver exactamente a los mismos comportamientos dos días después.
Por eso conviene diferenciar entre el efecto inmediato de una conferencia y su objetivo real.
Si simplemente quieres cerrar una convención con energía, celebrar resultados o proporcionar un momento de entretenimiento extraordinario, perfecto. Hay conferenciantes y formatos maravillosos para conseguirlo.
Pero si detrás del evento existe un reto relacionado con liderazgo, comunicación, toma de decisiones, influencia, transformación o comportamiento, entonces yo buscaría algo más.
Buscaría una conferencia que además de emocionar permita comprender algo que antes no se veía.
Porque cuando cambia la forma en la que interpretamos una situación, empieza a existir la posibilidad de actuar de otra manera.
3. No confundas notoriedad con adecuación
Un nombre conocido puede ser extraordinario para un evento como conferenciante para empresas.
Pero no necesariamente.
Una de las trampas más frecuentes al seleccionar un speaker para un evento corporativo consiste en utilizar la notoriedad como principal criterio de decisión. Si ha salido en televisión, tiene un millón de seguidores, ha escrito cinco libros o todo el mundo reconoce su nombre, parece que el éxito está garantizado.
El problema es que la notoriedad responde a una pregunta:
¿Cuánta gente conoce a esta persona?
Mientras que tú necesitas responder otra:
¿Es la persona adecuada para lo que queremos conseguir con un conferenciante para empresas?
Son cosas distintas.
He visto conferencias extraordinarias impartidas por profesionales que gran parte del público no conocía cinco minutos antes de que comenzaran. Y seguramente todos hemos asistido alguna vez a una intervención de alguien muy conocido de la que apenas recordábamos nada una semana después.
La fama puede generar expectación.
Pero la relevancia genera atención.
Y cuando alguien siente que la persona que está en el escenario está hablando exactamente de aquello que vive en su trabajo, la notoriedad previa pasa rápidamente a un segundo plano.
4. Mira cómo piensa, no solo cómo habla
Cuando una empresa busca un conferenciante para eventos, lo habitual es ver vídeos.
Y hay que hacerlo.
Pero te recomiendo observar algo más que su puesta en escena.
Fíjate en las ideas.
¿Hay pensamiento detrás de lo que cuenta? ¿Tiene una mirada propia sobre el problema? ¿Está diciendo cosas que ya has escuchado cien veces formuladas de otra manera? ¿Se apoya en experiencia, investigación o conocimiento sólido? ¿O toda la conferencia depende exclusivamente de su capacidad para contar una historia?
Para mí, una buena conferencia debería conseguir dos cosas simultáneamente.
La primera es mantener tu atención.
La segunda, darte algo en lo que pensar.
El escenario necesita emoción, narrativa, ritmo, humor, silencios y sorpresa. Pero una buena puesta en escena no debería ocultar la ausencia de una idea.
De hecho, cuando trabajo una conferencia intento que exista siempre una idea central que pudiera resumirse en una frase. Todo lo demás —historias, demostraciones, participación, psicología o mentalismo— está al servicio de hacer visible esa idea.
Porque el público olvidará muchas palabras.
Pero puede recordar durante años una buena idea.
5. Averigua si adapta la conferencia o simplemente cambia el logotipo
Este punto es especialmente importante.
Personalizar una conferencia no significa incluir el logo de la empresa en la primera diapositiva y mencionar al director general durante los primeros cinco minutos.
Una conferencia verdaderamente adaptada comienza mucho antes de subir al escenario.
Necesito saber quién estará sentado delante de mí. Qué está ocurriendo en la organización. Qué lenguaje utilizan. Qué preocupación existe detrás del evento. Qué se ha dicho antes de mi intervención y qué ocurrirá después. Incluso qué mensajes no debo reforzar accidentalmente.
A veces una conversación de treinta minutos con el cliente cambia por completo una historia, una demostración o el cierre de una conferencia.
Y merece la pena.
Porque existe una diferencia enorme entre que alguien del público piense:
“Qué buena conferencia.”
y que piense:
“Está hablando de nosotros.”
La segunda es mucho más difícil de conseguir.
Pero también mucho más poderosa.
6. Decide qué grado de participación quieres
No todas las conferencias necesitan participación.
Y participar tampoco significa necesariamente hacer levantarse a doscientas personas para realizar una dinámica.
Pero sí conviene preguntarse qué papel tendrá la audiencia.
¿Será simplemente espectadora? ¿Responderá preguntas? ¿Tomará decisiones? ¿Habrá personas que suban al escenario? ¿Existirán demostraciones? ¿Se trabajará con situaciones reales?
Esta cuestión es especialmente importante porque afecta directamente al tipo de experiencia que va a producirse.
En mi caso, por ejemplo, utilizo el mentalismo y la ilusión psicológica para hacer visibles algunos de los procesos de los que estoy hablando. Si explico cómo nuestros sesgos afectan a una decisión, puedo crear una situación en la que las propias personas experimenten ese mecanismo antes de explicarles qué ha sucedido.
Ya no les estoy diciendo simplemente que nuestra mente puede equivocarse.
Lo acaban de comprobar en la suya.
Y esa diferencia entre explicar y experimentar cambia radicalmente el recuerdo que queda de una idea.
No significa que toda conferencia deba ser experiencial. Significa que conviene saber de antemano qué tipo de relación quieres crear entre el escenario y el público.
7. Cuidado con confundir entretenimiento e impacto
Me dedico profesionalmente al mentalismo desde hace muchos años, así que sería bastante absurdo que defendiera que entretener al público no importa.
Importa muchísimo.
Si alguien está mirando el móvil, difícilmente voy a conseguir que reflexione sobre nada.
Pero entretenimiento e impacto no son sinónimos.
Puedes entretener sin dejar absolutamente ninguna idea detrás. Y también puedes transmitir ideas extraordinariamente valiosas de una manera tan poco atractiva que nadie consiga recordarlas.
El reto está precisamente en unir las dos cosas.
Cuando incorporo una experiencia de mentalismo psicológico en una conferencia, no me interesa únicamente escuchar un “wow”. Me interesa utilizar ese momento de sorpresa para abrir una puerta.
¿Por qué has tomado esa decisión?
¿Por qué estabas tan seguro de que habías elegido libremente?
¿Por qué no viste algo que tenías delante?
¿Por qué interpretaste la misma información de manera diferente a otra persona?
En ese instante, el entretenimiento deja de ser el destino.
Se convierte en el vehículo.
Para mí, ahí aparece una de las diferencias entre un espectáculo, una conferencia tradicional y una conferencia experiencial: no se trata simplemente de sorprender, sino de utilizar la sorpresa para provocar reflexión.
8. Observa cómo trata al público
Hay una cuestión que rara vez aparece en los briefings y que para mí es fundamental: cómo hace sentir el conferenciante a las personas que participan.
Especialmente cuando existe interacción.
Hacer reír al resto de una audiencia a costa de una persona es relativamente fácil. Lo difícil es generar humor, sorpresa y participación haciendo que quien ha subido al escenario regrese a su asiento sintiéndose incluso mejor que antes.
Yo tengo una regla bastante sencilla: la persona que participa nunca puede convertirse en la víctima de la demostración.
Es algo especialmente importante en eventos corporativos, donde después de la conferencia esas personas continuarán trabajando juntas.
Antes de contratar a un conferenciante, observa sus vídeos no solo mirando al speaker.
Mira a las personas con las que interactúa.
¿Cómo las trata?
¿Las escucha?
¿Las pone en situaciones incómodas?
¿Se ríe con ellas o de ellas?
Eso también te está diciendo mucho sobre lo que puede ocurrir en tu evento.
9. Comprueba si existe coherencia con la cultura de tu empresa
Un conferenciante puede ser excelente y no encajar en tu organización.
No pasa nada.
Un conferenciante para empresa puede ser provocador, académico, humorístico, emocional, inspiracional, técnico, experiencial… y las empresas muy diferentes.
El error consiste en creer que existe un tipo de conferencia universalmente bueno.
No existe.
Una intervención que funciona de manera extraordinaria en una convención de una fuerza comercial de 800 personas puede resultar completamente inadecuada para un comité de dirección de 40 ejecutivos.
Incluso el humor cambia según el público.
Por eso compartiría con el conferenciante información suficiente sobre la cultura del evento. Edad aproximada, perfiles profesionales, nacionalidades, situación de la compañía, contexto del encuentro y tono que se está buscando.
Y le preguntaría directamente:
“¿Crees que esta conferencia es adecuada para nosotros?”
Me genera más confianza un profesional que alguna vez responde “no” que otro para el que cualquier conferencia sirve para cualquier audiencia.
10. Pregunta qué necesita del cliente
Esto puede parecer secundario, pero dice mucho.
Un buen conferenciante para empresas debería hacer preguntas.
Sobre la audiencia.
Sobre la empresa.
Sobre lo ocurrido antes.
Sobre lo que quieres conseguir.
Sobre el escenario y las condiciones técnicas.
Sobre quién hablará antes y después.
Incluso sobre cosas que probablemente tú todavía no habías considerado.
Si toda la conversación comercial gira únicamente alrededor de fecha, duración, presupuesto y desplazamientos, quizá falte una parte importante.
Cuando una empresa me contrata, mi trabajo no empieza cuando subo al escenario.
Empieza en el briefing.
Cuanto mejor comprenda la situación, más posibilidades tengo de construir una intervención que realmente tenga sentido para esas personas.
¿Cuánto debe durar una conferencia para un evento de empresa?
No existe una duración perfecta, aunque entre 45 y 75 minutos suele funcionar muy bien en muchos eventos corporativos.
Pero nuevamente depende del objetivo.
Una intervención de apertura necesita un ritmo diferente a una conferencia situada después de comer. Una keynote dentro de un congreso con veinte ponentes no funciona igual que la intervención principal de una convención anual. Y una audiencia que lleva ocho horas sentada necesita algo muy distinto a otra que acaba de llegar.
Mi recomendación sería no decidir la duración únicamente porque “tenemos un hueco de una hora”.
Primero piensa qué experiencia quieres generar.
Después decide cuánto tiempo necesita.
A veces quince minutos menos hacen mejor una conferencia.
¿Cuánto cuesta contratar un conferenciante para empresas?
Es otra de las preguntas lógicas cuando estás organizando un evento, aunque probablemente sea una de las más difíciles de responder de manera genérica.
Los honorarios de un conferenciante pueden variar muchísimo dependiendo de su trayectoria, notoriedad, especialización, duración, exclusividad, desplazamiento, personalización o características concretas del evento.
Por eso creo que el criterio útil no debería ser únicamente:
“¿Cuánto cuesta?”
Sino:
“¿Qué papel juega esta intervención dentro de la inversión total del evento?”
Cuando tienes a cientos de personas desplazadas, hoteles, producción audiovisual, espacio, restauración, horas de trabajo y una estrategia detrás del encuentro, la diferencia entre una conferencia que simplemente ocupa sesenta minutos y otra que articula el mensaje de toda la jornada puede ser enorme.
El presupuesto importa.
Pero también importa lo que quieres conseguir con él.
Qué preguntaría yo antes de contratar a un conferenciante para empresas
Si estuviera organizando un evento corporativo y tuviera una primera conversación con un posible speaker, probablemente querría conocer estas cuestiones:
¿Cuál es la idea principal que quieres que recuerde mi audiencia?
¿Cómo adaptarías la conferencia a nuestro contexto?
¿Qué necesitas saber sobre nosotros?
¿Qué grado de participación tiene la intervención?
¿Puedes enseñarme un vídeo largo y no únicamente un reel con los mejores veinte segundos?
¿Qué ocurre si la audiencia no responde como esperabas?
¿Has trabajado con públicos parecidos?
¿Qué necesitas técnicamente?
¿Y qué esperas que ocurra después de la conferencia?
Las respuestas probablemente te aportarán más información que cualquier dossier.
La pregunta definitiva antes de elegir un conferenciante para empresas
Durante años he visto cómo las empresas dedican muchísimo esfuerzo a preguntarse qué quieren decir en sus eventos.
El nuevo plan estratégico.
Los objetivos.
La transformación.
Los resultados.
Los valores.
La nueva estructura.
Pero quizá antes de contratar al siguiente conferenciante para tu empresa merezca la pena formular la pregunta desde otro lugar:
¿Qué queremos que nuestra gente se lleve de aquí?
Porque un evento no se recuerda por el número de diapositivas.
Ni por la cantidad de información transmitida.
Se recuerda por determinados momentos y, sobre todo, por determinadas ideas.
Mi trabajo como conferenciante no consiste en conseguir que cientos de personas me escuchen durante una hora.
Consiste en intentar que durante esa hora ocurra algo que continúe con ellas cuando abandonen la sala.
A veces es una pregunta.
Otras veces, una decisión.
Puede ser una experiencia que les haga darse cuenta de que su mente no funciona exactamente como pensaban.
O una perspectiva diferente sobre su manera de liderar, comunicar o influir.
Por eso, cuando alguien me pregunta qué debería buscar al contratar un conferenciante para un evento, mi respuesta es bastante sencilla:
No busques únicamente a alguien que tenga algo interesante que decir. Busca a alguien capaz de conseguir que tu audiencia quiera seguir pensando en ello cuando termine.
Ahí empieza, para mí, una conferencia que merece la pena recordar.
Javier Luxor (conferenciante para empresas)